Pfarrsekretariat und Pfarreikoordination – Aufgabenbeschreibung und Kompetenzen

1 Hinweise auf veränderte Entwicklungen

Die ursprünglich angedachte Weiterentwicklung der Berufsgruppe der Pfarrsekretär:innen ist zwar weiterhin inhaltlich notwendig, kann aber angesichts der Mitglieder- und Finanzentwicklung des Bistums Magdeburg nicht umgesetzt werden. Damit entfällt auch die dienstrechtliche Aufwertung zu Pfarreikoordinator:innen. Wie der Aufgabenzuwachs und die Veränderungen der in den Pfarrsekretariaten konkret gestaltet werden können, muss angesichts der je eigenen Situation in jeder Pfarrei eigens betrachtet und geregelt werden; deshalb bleiben die ursprünglichen Aussagen dieses Artikels bestehen.

Zur Unterstützung der Kirchenvorstände und zur Professionalisierung der Verwaltungstätigkeit der Pfarreien wird das Bistum schrittweise regionale Verwaltungskoordinator:innen einsetzen.

2 Vorbemerkung

In Pfarreien, die von einem Leitungsteam geleitet werden, wachsen in der Regel dem Pfarrbüro neue Aufgaben zu. Dort laufen die Informationen in Pfarreiangelegenheiten zusammen, einschließlich die der eigenen Einrichtungen und der Kooperationspartner. So wird das Pfarrbüro noch mehr zum Mittelpunkt der Pfarrei-Kommunikation.

Zu den bisherigen Aufgaben des Pfarrsekretariats, die meist in engster Abstimmung mit dem vor Ort lebenden Pfarrer erledigt wurden, kommen nun Dienstleistungen hinzu, die die Arbeit des Leitungsteams konkret unterstützen und dieses entlasten sollen. Dazu bedarf es gegebenenfalls eigens übertragener Kompetenzen, die über die Sekretariatsarbeit hinausgehen.

Aus diesen Veränderungen heraus ist die Funktionsbezeichnung Pfarreikoordinator:in zu verstehen.

3 Aufgabenfelder des Pfarrsekretariats

Die Aufgabenfelder des Pfarrsekretariats sind in der Regel bereits in Stellen- oder Aufgabenbeschreibungen im Rahmen des Arbeitsvertrags festgelegt und werden vom Kirchenvorstand arbeitsrechtlich verantwortet.

Dazu gehören gewöhnlich die Organisation des Pfarrbüros, der Schriftverkehr, die Finanzverwaltung - gegebenenfalls auch für die eigenen Einrichtungen, die Kollekten und Spendenverwaltung, die Pflege des Meldewesens und der Termine und teilweise die Öffentlichkeitsarbeit der Pfarrei wie Pfarrbrief, Vermeldungen, Homepage; aber auch Vor- und Zuarbeiten zu Statistiken, Kirchenbüchern usw. sowie im sogenannte Publikumsverkehr das Entgegennehmen von Telefonaten und der Empfang von Besucher:innen mit den vielfältigsten Anliegen, insbesondere auch in pastoralen Anliegen und Notfällen zum Beispiel Todesfällen.

Es ist davon auszugehen, dass alle diese Aufgaben weiterhin erledigt werden – im Bewusstsein, dass nun viele Angelegenheiten selbstverantworteter bearbeitet und gleichzeitig für das Leitungsteam und andere Hauptamtliche transparent gehalten werden müssen.

4 Zuwachsende Aufgaben

Erster / erste Ansprechpartner:in in der Pfarrei für:

5 Unterstützung des Leitungsteams

6 Organisation der Pfarrei-Angelegenheiten

7 Haushaltsführung

8 Notwendige Kompetenzen für diese zuwachsenden Aufgaben

Das Bischöfliche Ordinariat unterstützt sowohl individuell als auch durch Fortbildungsmaßnahmen die Mitarbeiter:innen der Pfarrbüros sowie die Pfarreikoordinator:innen.

9 Zuordnungen

Der / die Pfarreikoordinator:in ist im günstigsten Fall einem Leitungsteam-Mitglied aus dem Kirchenvorstand – also idealerweise der / dem Vorsitzenden – dienstrechtlich zugeordnet. Diesem obliegt die komplette Personalführung.