Sitzungskultur des Leitungsteams

Anregungen für eine Geschäftsordnung

Im Folgenden sind Anregungen und Empfehlungen aufgeführt, die förderliche Rahmenbedingungen zur Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen des Leitungsteams schaffen sollen. Auch hier gilt: Die eine und für alle anwendbare Lösung gibt es nicht. Vielmehr kommt es darauf an, dass jedes Leitungsteam seine eigene Arbeitsweise vereinbart, z. B. in einer Geschäftsordnung, und mit der Zeit seine Sitzungskultur entwickelt.

1 Geistliche Verortung

Es tut gut, sich am Beginn gemeinsamen Arbeitens geistlich stärken zu lassen. Es muss nicht unbedingt ein Gebet am Anfang sein, das manchmal aufgesetzt wirken kann, sondern kann auch im gemeinsamen Hören auf das Evangelium und dessen Bedeutung für die Hier und Heute bestehen.

2 Häufigkeit / Intervalle / Dauer

Die regulären Sitzungen des Leitungsteams sollten mindestens quartalsweise stattfinden und möglichst langfristig - ein Jahr im Voraus - vereinbart sein. Ihr zeitlicher Umfang richtet sich insbesondere nach dem gewählten Intervall: quartalsweise, zweimonatlich, monatlich, 14-tägig oder wöchentlich, aber auch nach der jeweiligen Tagesordnung. Das Ordinariat empfiehlt mindestens eine monatliche Sitzung mit einem zeitlichen Umfang von etwa 90 Minuten.

Darüber hinaus können kurzfristig Zusatztermine vereinbart oder von einzelnen Mitgliedern des Leitungsteams eingefordert werden, zum Beispiel für dringende Anliegen oder gemeinsame Entscheidungen. Hierbei besteht nicht immer die Notwendigkeit für eine klassische Sitzung, sondern es können und sollen auch Formen wie Telefon- oder Videokonferenzen zum Einsatz kommen. Das ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn es sich um Anliegen handelt, die innerhalb von 30-45 Minuten besprochen und geklärt werden können.

Das Ordinariat empfiehlt, so oft wie möglich Telefon- oder Video-konferenzen zu nutzen[1]. Kostenfreie Angebote gibt es zum Beispiel bei meebl.de oder phonesty.de (Telefon) bzw. bei zoom.us (40 min), Teams (60 min) oder skype.com (unbegrenzt) (Video).

3 Sitzungsleitung

Die Sitzungsleitung oder Moderation könnte stets beim gleichen, für diese Aufgabe am besten geeigneten Mitglied des Leitungsteams liegen. Alternativ kann aber auch ein Rotationsverfahren vereinbart werden, so dass alle Mitglieder des Leitungsteams abwechselnd die Aufgabe der Sitzungsleitung innehaben.

Aufgaben der Sitzungsleitung sind:

4 Teilnehmende

An den Sitzungen können neben den gewählten Mitgliedern des Leitungsteams auch die hauptamtlichen pastoralen Mitarbeitenden und die Mitarbeitenden des Pfarrbüros beratend teilnehmen. Darüber hinaus sollen bei Bedarf auch Mitglieder der Gremien und Arbeitskreise der Pfarrei sowie externe Partner:innen und Expert:innen zu den für sie entsprechenden Tagesordnungspunkten eingeladen und zu Rate gezogen werden.

5 Sitzungsort

Der Sitzungsort sollte für alle Mitglieder des Leitungsteams gut und in einem zumutbaren Zeitraum erreichbar sein; der Besprechungsraum eine förderliche Atmosphäre bieten, die nötige Ausstattung vorhanden sein, zum Beispiel Beamer, Flipchart, Pinnwand. Das Ordinariat empfiehlt, die Sitzungen nicht zwingend in pfarreieigenen Räumen stattfinden zu lassen. Vielmehr kann es zum nachhaltigen Kennenlernen des Sozialraums der Pfarrei beitragen, wenn der Tagungsort wechselt: Orte an denen Kirche bereits Gesicht zeigt oder zukünftig zeigen sollte, zum Beispiel in sozialen oder kulturellen Einrichtungen.

6 Einladung / Tagesordnung

Die Sitzungen des Leitungsteams sind in der Regel nicht öffentlich. Sie werden durch die jeweilige Sitzungsleitung vorbereitet und im Einvernehmen mit den Mitgliedern des Leitungsteams rechtzeitig, also mindestens eine Woche vor der eigentlichen Sitzung, unter Angabe der Tagesordnung einberufen Der Versand kann per E-Mail oder auf dem Postweg erfolgen. Dabei sind folgende Angaben empfehlenswert:

7 Entscheidungen

Das Leitungsteam trifft Entscheidungen für seine Arbeit, allerdings keine Beschlüsse, die den beiden Gremien vorbehalten sind, zum Beispiel dem Kirchenvorstand. Diese Entscheidungen werden nach dem Mehrheitsprinzip getroffen. Wenn der Geistliche Moderator grundsätzliche Bedenken zu einer Entscheidung oder einem Vorhaben hat, kommen die Verfahrungsvorschläge zum Tragen kommen (s. eigenes Kapitel).

8 Protokoll / Dokumentation

In den Protokollen der Sitzungen/Konferenzen müssen folgende Punkte zwingend enthalten sein:

Die Protokolle gehören zu den amtlichen Akten und sind im Pfarrei-archiv aufzubewahren.

9 Umgang mit Konflikten und mögliche Unterstützungsleistung von außen

Wo Menschen zusammen leben oder arbeiten, kommt es zu Konflikten. Das gilt auch für Gremien. Konflikte sind allerdings nicht immer negativ zu bewerten. Oft werden durch eine konstruktive Lösung neue Ideen geboren, die zu kreativen Entwicklungen führen können. Voraussetzung für diese inspirierende Wirkung eines Konflikts ist das konstruktive Konfliktklima innerhalb des Gremiums.

Begünstigende Faktoren dafür sind:

Sollte es dennoch zu einem Konflikt kommen, der sich nicht intern lösen lässt, empfiehlt das Ordinariat eine externe Beratung. Dafür kommen sowohl die Mitarbeitenden der Kirchlichen Organisationsberatung (KOB) als auch regionale Angebote in den Bereichen Supervision und Mediation in Frage.